1. Introductie

NN Group N.V.  (met haar bedrijfsonderdelen en dochterondernemingen, in het vervolg beschreven als “NN Group”) is een wereldwijde organisatie die gevestigd is in Europa en Azië (zie ook www.NN-group.com). NN Group zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar externe en interne sollicitanten. Wanneer een sollicitant de vacaturepagina’s van de career site of de intranet site van NN Group bezoekt, verzamelt NN Group informatie (persoonsgegevens) over de sollicitant, bijvoorbeeld aan de hand van webformulieren. Deze persoonsgegevens worden door NN Group op een eerlijke en wettige wijze gebruikt; dit betekent dat NN Group persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform van toepassing zijnde privacywetten. Bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van sollicitanten is voor NN Group van het grootste belang en vormt een belangrijk onderdeel van de procedures voor de opzet, organisatie en implementatie van de wervingsactiviteiten van NN Group. Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop NN Group de gegevens van sollicitanten verwerkt en is van toepassing op de wervings- en selectie-activiteiten van NN Group. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te kunnen blijven voldoen aan van toepassing zijnde wetten of aan gewijzigde zakelijke praktijken. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele veranderingen, want aanpassingen worden niet van tevoren gemeld.

2. Doeleinden

Persoonsgegevens die door de sollicitant aan NN Group worden doorgegeven (gegevens van sollicitanten), worden uitsluitend door NN Group gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. NN Group verzamelt en verwerkt persoonsgegevens uit zowel open sollicitaties als sollicitaties naar bestaande vacatures binnen NN Group. NN Group verwerkt de gegevens van sollicitanten alleen voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van NN Group zijn: het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de huidige vacatures bij NN Group, de communicatie van de wervings- en selectieprocedures van NN Group, contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen, het testen van sollicitanten en het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures. Daarnaast verwerkt NN Group de gegevens van sollicitanten voor het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces. Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.

3. Gegevens van sollicitanten

NN Group verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist én optioneel) rechtstreeks of d.m.v. formulieren en/of aangehechte CV’s via de career sites van NN Group met URL www.nn-careers.com, www.nnip-careers.com of de interne vacaturesite. NN Group verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Enkele voorbeelden van gegevens van sollicitanten zijn: contactgegevens van de sollicitant (naam, geslacht, adres, taal, enz.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, enz.) arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, enz.).

NN Group verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die uw ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen. Indien wegens bepaalde omstandigheden gevoelige informatie over een sollicitant worden verzameld, vraagt NN Group hiervoor uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. Opgemerkt dient te worden dat indien een sollicitant ongevraagd gevoelige persoonlijke informatie aan NN Group verstrekt, de sollicitant toestemming aan NN Group geeft om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden.

De gegevens van sollicitanten die door NN Group worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt. De gegevens van sollicitanten zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig door de sollicitanten en NN Group bijgewerkt conform de van toepassing zijnde wetten.

4. Openbaar maken van gegevens van sollicitanten

NN Group kan bepaalde gegevens van sollicitanten onthullen aan een leverancier of contractorganisatie die diensten aan NN Group levert, indien bij de uitvoering van deze diensten gegevens van sollicitanten moeten worden gebruikt en/of gecreëerd voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven. De van toepassing zijnde wetten worden hierbij telkens nageleefd. In deze beperkte gevallen kunnen geselecteerde derde partijen toegang krijgen tot de gegevens van sollicitanten. NN Group draagt er zorg voor dat strenge beveiligingsnormen worden opgelegd aan deze derde partijen. Bij een eventuele fusie en/of overname kan NN Group informatie over sollicitanten onthullen aan de derde partij die bij de betreffende fusie en/of overname betrokken is, doch slechts aan bevoegd personeel dat bij de personeelswerving betrokken is.

NN Group verkoopt en verhandelt geen gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. NN Group kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld regeringsautoriteiten. Ook kan het nodig zijn dat NN Group krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van sollicitanten onthult om haar wettelijke rechten te beschermen.

5. Overdracht van gegevens van sollicitanten

Via de vacaturepagina’s van NN Group (www.nn-careers.com, www.nnip-careers.com of de interne vacaturesite) krijgen sollicitanten de mogelijkheid om zowel een open sollicitatie in te zenden als te solliciteren naar huidige vacatures binnen NN Group. Sollicitanten kunnen tijdens het on-line sollicitatieproces hun voorkeur voor een specifiek land aangeven. Indien een sollicitant bewust solliciteert naar een baan buiten zijn/haar eigen land, worden de gegevens van deze sollicitant overgedragen aan het land waar de vacature bestaat. De gegevens van de sollicitant worden uitsluitend overgedragen voor wervings- en selectiedoeleinden. Sollicitanten met on-line open sollicitaties of sollicitaties naar huidige vacatures binnen NN Group, stemmen door middel van hun aanvaarding van deze privacyverklaring in met het doorgeven van hun persoonsgegevens en geven tevens toestemming aan NN Group-wervingspersoneel wereldwijd om contact met hen op te nemen om een wervingsprocedure op gang te brengen.

Om als mondiaal bedrijf te kunnen functioneren en om de carrière van sollicitanten binnen NN Group te kunnen bevorderen, is het nodig om gegevens van sollicitanten te verwerken en aan andere NN Group-bedrijven of -vestigingen door te geven. De gegevens van sollicitanten worden in een internationale database ingevoerd, die beschikbaar is voor personeelswervers van NN Group in de verschillende landen waar NN Group werkzaam is. Het gebruik van deze database houdt in dat gegevens van sollicitanten worden verzonden naar andere landen dan het land waar de sollicitant woont. Door hun aanvaarding van deze privacyverklaring stemt de sollicitant in met de overdracht van zijn/haar persoonsgegevens naar de verschillende landen waar NN Group werkzaam is, alwaar deze worden verwerkt door wereldwijd wervingspersoneel van NN Group. NN Group zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen voor de overdracht en verwerking van gegevens van sollicitanten naar de NN Group-vestigingen in de verschillende landen waar NN Group werkzaam is.

6. Het bewaren van gegevens van sollicitanten

NN Group bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart NN Group de gegevens van sollicitanten alleen indien NN Group dit wettelijk verplicht is (bijv. in verband met de lokale wetten inzake gelijke kansen op het werk). NN Group kan ook gegevens van sollicitanten bewaren indien er een “zakelijke behoefte” bestaat aan het behoud van de gegevens van de sollicitant, bijv. door de CV van een sollicitant te bewaren voor het geval er een geschikte vacature ontstaat. Tenzij de lokale wetgeving anders bepaalt, worden de gegevens van sollicitanten maximaal 2 jaar bewaard (d.w.z. tot het einde van het kalenderjaar na uw sollicitatie). De lokale wetgeving inzake het bewaren van gegevens wordt hierbij altijd geraadpleegd en nageleefd. Nadat de periode waarin de gegevens van de sollicitant worden bewaard is verstreken, worden deze volledig uit het systeem van NN Group verwijderd.

7. Beveiliging

NN Group maakt van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen gebruik om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. NN Group heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. NN Group tracht zoveel als financieel en technisch mogelijk haar beveiligingsprocedures uit te breiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van NN Group die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van NN Group. NN Group personeelsleden zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de website van NN Group bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. Conform de van toepassing zijnde lokale wettelijke vereisten zorgt NN Group voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van sollicitanten en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan. NN Group waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens NN Group gegevens van sollicitanten verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen conform de lokale wettelijke vereisten.

De sollicitant heeft zelf een belangrijk aandeel in de hulp aan NN Group om zijn/haar persoonsgegevens veilig te bewaren en bewerken. De sollicitant dient zijn of haar password te allen tijde confidentieel te houden en de correcte procedure te volgen voor het in- of uitloggen op de career site van NN Group.

8. De rechten van sollicitanten

De sollicitant heeft recht op toegang tot zijn of haar persoonsgegevens die door NN Group worden bewaard. NN Group maakt de toegang tot gegevens van sollicitanten mogelijk d.m.v. een on-line self-service systeem dat toegankelijk is via www.nn-careers.com, www.nnip-careers.com of de interne vacaturesite. De sollicitant heeft eveneens het recht om NN Group te verzoeken, zijn of haar gegevens te corrigeren. Onder “corrigeren” wordt o.a. verstaan: het aanvullen, wissen, blokkeren of op andere wijze zorgen dat de gegevens van de sollicitant niet meer worden gebruikt. NN Group is alleen verplicht de gegevens van een sollicitant te corrigeren wanneer deze feitelijk onnauwkeurig, onvolledig of irrelevant zijn voor de doeleinden waarvoor NN Group de gegevens gebruikt. (correctie wordt ook ondersteund door het self-service systeem).

Indien de sollicitant niet in staat is het self-service systeem te gebruiken kan de sollicitant contact met NN Group opnemen (zie §9) om toegang en correctierechten te effectueren. NN Group kan ook gegevens van sollicitanten (bijv. testgegevens) verzamelen en verwerken die niet via het self-service systeem beschikbaar zijn. Neem contact op met NN Group (zie §9) om toegang en correctierechten te effectueren. Verzoeken van sollicitanten, bijvoorbeeld om een fout te corrigeren, worden tijdig door NN Group verwerkt.

9. Contact Information

Deze contactinformatie kan alleen worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij NN Group of andere vragen die niet over privacy gaan worden niet beantwoord.
Stuur al uw vragen en opmerkingen over deze recruitment privacy verklaring of over de manier waarop NN Group gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt naar: NN.HR.Legal@nn-group.com