1. Introductie

Dit is de Privacyverklaring Sollicitanten van de zelfstandig verantwoordelijken NN Group N.V., NN Insurance Eurasia N.V. en de gerelateerde personeels-vennootschappen NN Insurance Personeel B.V., NNIP Personeel B.V. en Delta Lloyd Services B.V. (hierna gezamenlijk: “NN”).

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens van sollicitanten gedurende de werving- en selectieprocedure (waaronder de Pre Employment Screening) bij NN.

NN vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. NN heeft daarom onder andere deze Privacyverklaring Sollicitanten opgesteld.

Het doel van deze Privacyverklaring is transparant te zijn over de manier waarop NN jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met je persoonsgegevens.

2. Wie is binnen NN verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

NN Group N.V. (Schenkkade 65, 2595 AS Den Haag) en/of de rechtspersoon waar jij solliciteert / in dienst treedt is/zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

In sommige gevallen delen wij jouw persoonsgegevens met derden [zie daarvoor paragraaf 4.2]. Het kan zijn dat deze derden  (mede)verantwoordelijk zijn voor jouw persoonsgegevens. Wij eisen altijd dat ook deze bedrijven zich houden aan toepasselijke privacywetgeving.

Voor algemene vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kun je contact opnemen met HR Services via NNServicedesk.hr@nn-group.com. Zij zullen waar nodig jouw vraag vervolgens doorgeven aan de Data Protection Officer van NN Group N.V. en zorgen dat je vraag wordt beantwoord.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

1. Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces.

Voor dit doel verwerken wij jouw contactgegevens (zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief. Jouw cv en motivatiebrief sturen we door naar de vacaturehouder en de hr-medewerkers van de desbetreffende afdeling. Deze persoonsgegevens worden (indien jij niet wordt aangenomen) standaard tot 3 maanden na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Daarnaast gebruiken wij (een deel van) jouw persoonsgegevens uit jouw CV om analyses te maken ter verbetering van de efficiënte en effectiviteit van ons wervings- en selectieproces. Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de persoonsgegevens bewaard conform ons retentiebeleid . De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van NN bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2. Voor het inschrijven van een jobalert.

Op https://nn-careers.com/nl/job-alert/ kun je je aanmelden voor een jobalert. Voor het sturen van een jobalert verwerken wij jouw e-mailadres en jouw voorkeuren over welk type vacature je per e-mail zou willen ontvangen. Je kunt je voor de jobalerts uitschrijven via de link onderaan de e-mails die je van ons ontvangt. Medewerkers van de afdeling Human Resources (HR) die de Career site onderhouden, hebben toegang tot jouw naam en e-mailadres om deze lijst te beheren. Indien jij jouw toestemming intrekt, dan zullen we jouw e-mailadres niet langer gebruiken voor het sturen van jobalerts en jouw e-mailadres verwijderen uit onze verzendlijst. De juridische basis voor het sturen van een jobalert is toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

3. Voor een Pre Employment Screening.

Onderdeel van het selectieproces is een Pre Employment Screening (PES). Voor de PES van integrity sensitive positions verwerken de medewerkers van onze Corporate Security & Investigations (CSI) afdeling (afhankelijk van jouw functie) bijvoorbeeld gegevens over jouw kredietwaardigheid, betrouwbaarheid en informatie die jij invult in de PES vragenlijst, alsmede informatie uit openbare bronnen (waaronder social media profielen), referenties en nevenfuncties. HR voert de PES uit indien het niet om een voor integrity sensitive position gaat. Een positief afgeronde Pre Employment Screening is verplicht vanuit de Wet op het financieel toezicht (Wft). Voor elke nieuwe medewerker volgt een antecedentenonderzoek en worden de referenties gecheckt. Je persoonsgegevens bewaart CSI als jij bent aangenomen tot 8 jaar na het onderzoek. De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van NN bij een efficiënte uitvoering van de werving- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG), alsmede het voldoen aan een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

4. Wie heeft toegang tot je gegevens?

 4.1 Toegang tot jouw gegevens binnen NN

Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen binnen NN voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie en valt binnen de reikwijdte van onze doeleinden genoemd in paragraaf [3].

Wie precies toegang heeft tot je persoonsgegevens binnen NN, verschilt per categorie persoonsgegevens en kun je lezen in paragraaf [3].

4.2 Toegang tot jouw gegevens door derden

NN verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij. NN kan bepaalde persoonsgegevens delen met een leverancier of een serviceorganisatie die gebruik of vastlegging van jouw persoonsgegevens nodig heeft voor de hierboven in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante wetgeving. Overdragen van bepaalde een (beperkt) deel van de door jou verstrekte persoonsgegevens kan nodig zijn voor het organiseren van (externe) wervingsevenementen waar NN kandidaten kan benaderen. Of, bijvoorbeeld, voor het uitvoeren van de PES of om CV’s te sturen naar een manager die kandidaten zoekt voor een open vacature waarvoor je niet gesolliciteerd hebt.

In deze beperkte gevallen kan een specifieke leverancier of een serviceorganisatie toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens. Voordat NN jouw gegevens deelt met zo’n derde partij zal NN  zich verzekeren dat  deze partij gehouden is aan strikte beveiligingsstandaards.

NN kan verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties in overeenstemming met relevante wetgeving. Het kan ook noodzakelijk zijn dat NN jouw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van NN te beschermen, opnieuw in overeenstemming met de relevante wetgeving.

5. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Omdat wij jouw privacy belangrijk vinden, worden je persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandeld. NN heeft daarnaast passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen. Dit om ongewenste toegang tot, en/of openbaarmaking, vernietiging, verlies en wijziging van persoonsgegevens te voorkomen. Hiertoe gebruikt NN meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en encryptie, alsmede fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen.

6. Worden jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economisch Ruimte doorgegeven?

Omdat NN een internationaal bedrijf is, kunnen persoonsgegevens in uitzonderingsgevallen worden overgedragen naar andere entiteiten van NN, bijvoorbeeld wanneer je werkt op een van onze buitenlandse vestigingen buiten de EU (short term- of long term assignments).

Daarnaast maakt NN gebruik van IT dienstverleners die soms vestigingen of servers hebben in het buitenland. Deze bedrijven kunnen buiten de EER toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. NN heeft extra maatregelen getroffen om te verzekeren dat jouw persoonsgegevens ook bij deze buitenlandse bedrijven goed worden beschermd. Zo heeft NN deze bedrijven in speciale overeenkomsten verplicht om jouw persoonsgegevens op het door de AVG vereiste niveau te beveiligen.

7. Maakt NN gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Nee. NN maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming op grond van je gegevens.

8. Waar kun je terecht met vragen en verzoeken om inzage, verwijdering of bezwaar?

Je kunt op elk moment en kosteloos inzage vragen in de persoonsgegevens die NN over je verwerkt. Deze persoonsgegevens kun je door ons laten corrigeren of verwijderen. Daarnaast kun je NN verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken of om jouw gegevens over te dragen aan een ander verwerkingsverantwoordelijk bedrijf. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens bij NN.

8.1 Naar wie kunt je je verzoek sturen?

Je kunt een schriftelijk verzoek sturen naar de afdeling HR Services via NNServicedesk.hr@nn-group.com.

8.2 Waar kun je bezwaar maken?

Indien je je niet kunt vinden in het antwoord van HR Services, dan kun je bezwaar maken bij de Commissie Klachten en Geschillen of bij onze Values & Code Desk [via: values_code@nn-group.com] of de Data Protection Officer van NN Group N.V. [via: dpo-office@nn-group.com]. Je hebt ook het recht om bezwaar in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8.3 Welke informatie dien je te vermelden in je verzoek?

Vermeld in je verzoek zo duidelijk mogelijk om welke persoonsgegevens het gaat. Wij zullen proberen je verzoek zo snel mogelijk te verwerken, en in ieder geval binnen de wettelijke termijn. NN is bij een verzoek verplicht je identiteit vast te stellen.

Wij kunnen niet aan elk verzoek tegemoet komen. NN heeft namelijk sommige informatie nodig voor het naleven van onze doeleinden in paragraaf [3]. Wij zullen daarom samen met jou bekijken of jouw persoonsgegevens juist, volledig en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor wij de informatie gebruiken.