1. Introductie

NN Group N.V. (samen met haar bedrijfsonderdelen en dochterondernemingen, hierna te noemen ‘NN Group’) is een wereldwijde organisatie gevestigd in Europa en Japan (zie ook www.nn-group.com). NN Group vindt het beschermen van de privacy van externe en interne sollicitanten belangrijk. Het doel van deze privacyverklaring is het informeren van sollicitanten over de wijze van verwerken van sollicitatiegegevens door NN Group en is van toepassing op de werving en selectieactiviteiten van NN Group. Deze privacyverklaring voor sollicitanten kan van tijd tot tijd aangepast worden om in lijn te blijven met relevante wetgeving of aangepaste bedrijfsprocessen. Het is daarom belangrijk om deze pagina regelmatig te controleren op wijzigingen, omdat deze niet aangekondigd zullen worden.

Als je de NN Group carrière website of de interne vacature site bezoekt, dan verzameld NN Group, bijvoorbeeld door webformulieren, informatie (persoonsgegevens). NN Group gebruikt jouw persoonsgegevens op een transparante en legitieme wijze; dit betekent dat NN Group zich bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens houdt aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (verder ‘AVG’, ook bekend onder de Engels afkorting ‘GDPR’).

Als je de NN Group recruitment website met URL: www.nn-careers.com of een interne vacature site bezoekt, dan worden er cookies op je computer, tablet en/of smartphone gezet. Cookies zijn kleine, simpele tekstbestandjes. Bij je volgende bezoek worden deze cookies gebruikt om jou te herkennen. Cookies maken bijvoorbeeld dat je niet elke keer dezelfde informatie ontvangt of moet invullen als je een NN Group recruitment website bezoekt. Je instellingen en voorkeuren worden onthouden om je volgende bezoek aan de website eenvoudiger te maken. Verder kan de informatie en kunnen de aanbiedingen aangepast worden aan jouw voorkeuren.

Het beschermen van jouw privacy en persoonsgegevens is zeer belangrijk voor NN Group en is een significant onderdeel van de wijze waarop NN Group de wervingsactiviteiten opzet, organiseert en implementeert.

2. Doeleinden

Persoonlijke informatie (sollicitantengegevens) die door jou verstrekt word aan NN Group zullen alleen door NN Group gebruikt worden om jou te ondersteunen bij een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. NN Group verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens van open sollicitaties en van sollicitaties op vacatures. De hierbij verzamelde persoonsgegevens worden door NN Group alleen gebruikt voor wervingsdoeleinden. De wervingsdoeleinden van NN Group zijn: het matchen van gegevens van kandidaten met open vacatures binnen NN Group, het communiceren van werving- en selectieprocedures van NN Group en van wervingsactiviteiten, het opnemen van contact met sollicitanten om gesprekken en tests af te spreken, om je op de hoogte te houden van andere relevante vacatures, en voor de administratie van gegevens relevant voor werving en indiensttreding. Daarnaast zal NN Group jouw persoonsgegevens verwerken om jouw waardering/mening over het wervingsproces te analyseren.

Door deze privacyverklaring te bevestigen tijdens het sollicitatieproces geef je expliciet toestemming voor het bovenstaande gebruik van je gegevens.

3. Jouw gegevens

NN Group verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens (verplicht en optioneel) die je direct verstrekt hebt via formulieren en bijgevoegde Cv’s, op de NN Group recruitment website met URL: www.nn-careers.com of op de interne vacaturesite.

NN Group verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens ook door persoonlijke contacten met medewerkers van NN Group, via telefoongesprekken of via e-mail. Verzamelde persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld, maar zijn niet beperkt tot: jouw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, geslacht, aanspreektaal, etc.), jouw opleidingen, trainingen en cursussen, etc.), jouw werkervaring (vorige werkgevers, referenties, etc.) en informatie beschikbaar in openbare bronnen en informatie gerelateerd aan kredietwaardigheid en betrouwbaarheid, afhankelijk van de positie waarop je solliciteert en waar nodig voor wervingsactiviteiten. NN Group verzamelt of verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens als gegevens over je etnische achtergrond, politieke opvattingen, geloof of filosofische overtuiging, vakbondslidmaatschap, gezondheid of seksuele geaardheid. Als NN Group dit soort gevoelige gegevens ten gevolge van specifieke omstandigheden verkrijgt, dan zal jouw expliciete schriftelijke toestemming gevraagd worden om deze te verwerken.

Let op dat, als je zonder dat wij dat vragen, gevoelige persoonsgegevens vertrekt aan NN Group, deze gegevens niet bewaard en zo snel mogelijk verwijderd zullen worden.

4. Delen van informatie

NN Group kan bepaalde persoonsgegevens delen met een leverancier of een serviceorganisatie die gebruik of vastlegging van jouw persoonsgegevens nodig heeft voor de hierboven in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante wetgeving. Overdragen van bepaalde persoonsgegevens kan nodig zijn voor het organiseren van (externe) wervingsevenementen waar NN Group kandidaten kan benaderen. Of, bijvoorbeeld, om Cv’s te sturen naar een manager die kandidaten zoekt voor een open vacature waarvoor je niet gesolliciteerd hebt.

In deze beperkte gevallen kunnen specifieke derde partijen toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens. Voordat NN Group jouw gegevens deelt met een derde partij zal NN Group zich verzekeren dat al deze partijen gehouden zijn aan strikte beveiligingsstandaards. In het geval van een samengaan en/of overname kan NN Group jouw persoonsgegevens delen met een derde partij die betrokken is bij zo’n samengaan of overname, maar alleen aan geautoriseerde medewerkers betrokken bij het wervingsproces. NN Group verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij. NN Group kan verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties in overeenstemming met relevante wetgeving. Het kan ook noodzakelijk zijn dat NN Group jouw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van NN Group te beschermen, opnieuw in overeenstemming met de relevante wetgeving.

5. Overdracht naar een ander land

De recruitment website (www.nn-careers.com) of interne vacature site van NN Group stellen je in staat om online te solliciteren. Je kunt jouw voorkeuren opgeven voor een specifiek land tijdens het online sollicitatieproces. Mocht je er voor kiezen om buiten je eigen land te solliciteren, dan worden je sollicitatiegegevens overgedragen naar het land van de vacature. Deze overdracht gebeurt alleen ten behoeve van het sollicitatieproces. Door deze privacyverklaring te accepteren geef je toestemming voor de overdracht van jouw persoonsgegevens aan internationale recruiters van NN Group om wervingsactiviteiten uit te voeren.

Om te kunnen opereren als een wereldwijd bedrijf en om de carrière van een sollicitant te stimuleren, kan het nodig zijn om jouw sollicitatie te verwerken en te delen binnen het internationale netwerk van NN Group. Jouw sollicitatiegegevens worden opgenomen in een internationale database die beschikbaar is voor recruiters van diverse landen waar NN Group actief is. Jouw persoonsgegevens zullen alleen aan landen buiten de Europese Unie verschaft worden als er een voldoende beschermingsniveau is in dat land. In afwezigheid van een voldoende beschermingsniveau, kan het wettelijk toegestaan zijn om persoonsgegevens van een sollicitant te delen als het valt onder de uitzonderingen genoemd in artikel 44 van de AVG. Het gebruik van deze database met sollicitanten zal het overdragen van jouw persoonsgegevens inhouden buiten jouw eigen land. Door deze privacyverklaring te accepteren geef je toestemming om jouw gegevens ter beschikking te stellen (voor verwerking door internationaal werkende NN Group recruiters) aan de diverse landen waar NN Group actief is. NN Group zal garanderen dat toereikende beveiligingsmaatregelen getroffen worden bij overdracht en verwerking van jouw persoonsgegevens aan NN Group entiteiten in de diverse landen waar NN Group actief is.

6. Bewaartermijn

NN Group bewaart jouw persoonsgegevens gedurende het proces van werving en selectie. Na afloop van het sollicitatieproces zal NN Group jouw persoonsgegevens alleen bewaren als dat van de wet moet (bijvoorbeeld eisen in het kader van lokale wetgeving op het gebied van gelijke kansen). NN Group kan jouw persoonsgegevens ook bewaren als het bedrijfsbelang daarom vraagt (bijvoorbeeld het bewaren van jouw CV om je te matchen op een toepasselijke vacature). Tenzij lokale wetgeving dat verbiedt bewaren wij je gegevens voor een maximum van één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat we ons voor de bewaartermijn altijd zullen houden aan lokale wetgeving. Na afloop van de bewaartermijn zullen jouw persoonsgegevens volledig verwijderd worden uit de systemen van NN Group, tenzij je in dienst gekomen bent van NN Group.

7. Beveiliging

NN Group gebruikt diverse technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. NN Group heeft beveiligingstechnieken ingevoerd om jouw opgeslagen persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of wijziging, tegen onjuist gebruik, en onwettige of onopzettelijke verwijdering. NN Group verbetert voortdurend haar beveiligingsprocedures wanneer nieuwe technologieën beschikbaar komen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van NN Group processors die betrokken zijn bij NN Group recruitment activiteiten. NN Group medewerkers die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn verplicht zich te houden aan regels betreffende de privacy van sollicitanten die NN Group’s websites bezoeken en de vertrouwelijkheid van de gegevens van de sollicitanten. NN Group garandeert voldoende afscherming van handmatige en elektronische verwerking van jouw persoonsgegevens en voorkomt misbruik in overeenstemming met de eisen van door lokale wetgeving. NN Group garandeert ook door middel van contractuele afspraken dat derde partijen en branches die ten behoeve van NN Group jouw gegevens verwerken gelijkwaardige adequate beveiligingsmaatregelen toepassen. Ook hier wordt rekening gehouden met de eisen onder lokale wetgeving.

Als er verdenking is van een mogelijk datalek, dan zal dit onderzocht worden door het NN Group Data Breach Response Committee.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de persoonlijke gegevens die NN Group van jou bewaart. Je hebt het recht om NN Group te vragen om jouw persoonsgegevens te corrigeren als deze onjuist zijn. Correctie houdt in aanvullen, verwijderen, blokkeren of op een andere manier garanderen dat jouw persoonsgegevens niet langer worden verwerkt.

NN Group is alleen verplicht om jouw persoonsgegevens te corrigeren als deze gegevens aantoonbaar onjuist of onvolledig zijn, of onnodig voor de doeleinden waarvoor NN Group de gegevens verwerkt. Je kunt gebruik maken van het recht op toegang en correctie door contact op te nemen met NN Group (zie § 9). NN Group zal tijdig onjuistheden verbeteren en je verzoeken afhandelen. Let er op dat NN Group verplicht is om je goed te identificeren voordat ingegaan kan worden op je verzoek.

9. Contact informatie

Let op dat deze contact informatie alleen gebruikt kan worden in het kader van vragen op het gebied van privacy. Informatie over vacatures bij NN Group of andere onderwerpen die niet privacy gerelateerd zijn worden niet in behandeling genomen. Wij verzoeken je vragen, opmerkingen of zaken omtrent deze privacyverklaring of over het verzamelen en verwerken van gegevens van sollicitanten te melden bij de afdeling HR Services via NNServicedesk.hr@nn-group.com.