De Klachtendesk Leven opereert sinds 2017 als een zelfsturend team. Als medewerker zit je dan zelf aan het stuur: je krijgt de ruimte om je werk zelf zo in te richten dat je de gestelde resultaten bereikt. Maar hoe werkt dat dan bij beoordelingen? Het antwoord is simpel: collega’s beoordelen elkaar. Miles Fraites en Soraya Visbeen vertellen.

Ons team

Soraya: “Binnen ons team hebben we vijf medewerkers en vier verschillende functieprofielen. Net als in ieder team, zijn er verschillen in karakter en hebben we niet altijd dezelfde mening. Ons uitgangspunt bij beoordelen is dat we op een professionele en respectvolle manier met elkaar omgaan. Bij een beoordeling is het van groot belang dat je open durft te zijn en je veilig voelt.”

Voorbereiding

Miles: “We beginnen met zelf-evaluatie: de snapshot. Hierin beoordelen we onszelf aan de hand van onze persoonlijke en teamdoelen. Uiteraard met onderbouwing en feiten over de afgesproken KPI’s.

Mid-yearreview: gesprekken steeds in twee rondes
Soraya: “We plannen een dag voor alle gesprekken. We doen dit steeds in twee rondes. In de eerste ronde voeren we de discussie. Degene die beoordeeld wordt moet dan even ‘de gang op’. De rest leest zijn/haar snapshot en bespreekt deze. Herkennen we wat het teamlid over zichzelf heeft opgeschreven? Bij sommige punten volgt een discussie, waarin we doorvragen naar concrete ervaringen over het functioneren van de persoon. Per prestatiedoel scoren we hoe het teamlid ervoor staat. Daarnaast staan de vragen centraal: ‘Wat waarderen wij het meest in deze persoon?’ en ‘Wat willen wij nog meer in gedrag of prestatie zien van deze persoon?’

Tweede ronde: de terugkoppeling
Miles: “In de tweede ronde voeren we het gesprek met de collega. Uiteraard is dat niet vier tegen één! Dat zou onprettig kunnen zijn. We wijzen één iemand aan die het gesprek voert. En iemand die als bemiddelaar kan optreden, mochten ze er in het gesprek niet uitkomen: de zogenaamde ‘fly on the wall’. We wisselen allemaal van rol, zodat iedereen een keer gespreksleider is geweest en iedereen een keer bemiddelaar is geweest.”

Zoeken naar de juiste vorm
Soraya: ”Het was even zoeken naar de juiste vorm om dit soort gesprekken te voeren. Maar deze werkwijze is heel prettig. Je kunt je eigen visie kwijt, maar krijgt ook van al je collega’s nuttige
informatie terug. En dit zijn de mensen met wie je dagelijks op de werkvloer zit, dus die kennen je het best. Daarnaast hebben we er een nieuwe uitdagende rol bij: nadenken over en teruggeven aan je collega hoe die functioneert.”

Gebruikmaken van elkaars talenten
Miles: “We zijn scherp op elkaars persoonlijke ontwikkeling en groei. Ieder teamlid geven we concreet mee waar je nog verder aan kunt werken in de komende periode. Uiteraard kan het teamlid daar hulp bij vragen. Op die manier maken we gebruik van elkaars talenten.”