1. Introduction
La présente déclaration de respect de la vie privée s’applique au traitement de toutes les données personnelles des candidats pendant la procédure de recrutement et de sélection (y compris le « pre-employment screening ») chez NN.
NN tient à protéger votre vie privée, et nous accordons par conséquent une grande importance à la protection de vos données personnelles. C’est pour cette raison que NN a, entre autres, établi la présente déclaration de respect de la vie privée.
Cette déclaration de respect de la vie privée vise à assurer une transparence absolue quant à la façon dont NN collecte, utilise et protège vos données personnelles. Nous expliquons également comment nous respectons la législation relative au respect de la vie privée, par exemple le règlement général sur la protection des données (RGPD). Veuillez lire attentivement cette déclaration pour savoir comment nous gérons vos données personnelles.
2. Qui est responsable de vos données personnelles au sein de NN?
NN (Schenkkade 65, 2595 AS Den Haag) et/ou la personne morale auprès de laquelle vous postulez / entrez en fonction est/sont responsable(s) du traitement de vos données personnelles.
Dans certains cas, ces entités partagent vos données personnelles avec des tiers [voir à ce sujet le point 4.2]. Il est possible que ces tiers soient responsables ou partiellement responsables de vos données personnelles. Nous exigeons systématiquement que ces entreprises respectent la législation en vigueur en matière de respect de la vie privée.
Pour les questions ou remarques générales concernant la présente déclaration de respect de la vie privée, n’hésitez pas à contacter HR Services à l’adresse NNServicedesk.hr@nn-group.com. Ce service transmettra votre question si nécessaire au Data Protection Officer de NN et veillera à ce que vous receviez une réponse.
3. À quelles fins traitons-nous vos données personnelles?
1. Pour un processus de recrutement et de sélection responsable, efficace et efficient.
For this purpose, we process your contact details (such as name, email address and telephone number) and the personal data from your CV and your covering letter. We send your CV and covering letter to the vacancy holder and the HR staff of the relevant department. If rejected we keep your personal data for a time period of twelve months after the closing date of the vacancy, unless you have specifically indicated to remove your personal data after one month. NN can also use your data for other purposes than you’ve originally indicated. It is stated that this new purpose needs to match the original purpose of your data release to us. An example is talent pooling for interesting job opportunities in the (near) future. In addition, we use some or all of your personal data from your CV to prepare analyses to improve the efficiency and effectiveness of our recruitment and selection process. If your application is successful, your personal data will be kept in accordance with our retention policy. The legal basis is NN’s legitimate interest in an efficient implementation of its recruitment and selection procedure (Article 6, paragraph 1 (f) of GDPR.).
2. Pour enregistrer une job alert.
Notre site d’emplois vous permet de vous inscrire pour recevoir des job alerts. Pour envoyer une job alert, nous traitons votre adresse e-mail et vos préférences quant au type d’offres d’emploi que vous souhaitez recevoir par e-mail. Vous pouvez vous désinscrire des job alerts via le lien situé en bas des e-mails que nous vous envoyons. Les collaborateurs du département Human Resources (HR) qui assurent la maintenance du site d’emplois ont accès à votre nom et à votre adresse e-mail afin de gérer cette liste. Si vous retirez votre consentement, nous cesserons d’utiliser votre adresse e-mail pour l’envoi de job alerts et nous supprimerons votre adresse e-mail de notre liste d’envoi.
La base juridique pour l’envoi d’une job alert est le consentement (article 6, paragraphe 1, point a du RGPD).
3. Pour un « pre-employment screening » (PES).
Le PES fait partie du processus de sélection. L’accomplissement réussi du PES est obligatoire en vertu de la Wet op financieel toezicht (Wft, loi sur la surveillance financière) néerlandaise.
Pour le PES relatif aux postes sensibles du point de vue de l’intégrité, et selon votre fonction précise, les collaborateurs de notre département Corporate Security & Investigations (CSI) traitent par exemple des données relatives à votre solvabilité et à votre fiabilité, les informations que vous renseignez sur votre questionnaire PES ainsi que des informations provenant de sources publiques (y compris des profils sur les réseaux sociaux), de vos références et autres fonctions.
Si le poste concerné n’est pas sensible du point de vue de l’intégrité, le PES est assuré par un bureau de screening spécialisé, à savoir Validata (cliquez sur www.validatagroup.com pour de plus amples informations). Nous ne transmettons aucune de vos données à ce bureau, vous devrez renseigner vous-même vos données et les télécharger sur son site web.
Nous étudions les antécédents et nous vérifions les références de chaque nouveau collaborateur. Si votre candidature est retenue, CSI conserve vos données personnelles pendant huit ans au maximum après la fin du PES. La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de NN au bon déroulement de la procédure de recrutement et de sélection (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD) ainsi que le respect d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c du RGPD).
4. Qui a accèss à vos données?
4.1 Accès à vos données au sein de NN
Vos données personnelles sont accessibles aux collaborateurs de NN uniquement dans la mesure où cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et relève des finalités énoncées au point [3].
Les personnes ayant accès à vos données personnelles au sein de NN varient selon la catégorie de données personnelles concernée, comme indiqué au point [3].
4.2 Accès à vos données par des tiers
NN ne vend pas vos données personnelles et ne négocie pas vos données personnelles avec des tiers. NN peut partager certaines données personnelles avec un fournisseur ou une organisation de services qui a besoin d’utiliser ou de déterminer vos données personnelles aux fins décrites ci-avant dans la présente déclaration de respect de la vie privée, et ce dans le respect de la législation en vigueur. Le transfert (d’une partie) des données personnelles communiquées par vous peut être nécessaire pour organiser des événements de recrutement (externes) au cours desquels NN peut approcher des candidats, ou encore, par exemple, pour réaliser le PES ou pour envoyer des CV à un manager qui cherche des candidats pour un poste vacant pour lequel vous n’avez pas postulé.
Dans ces cas limités, il est possible qu’un fournisseur ou une organisation de service spécifique ait accès à vos données personnelles. Avant de transmettre vos données à un tiers de ce type, NN s’assurera que ce tiers est tenu au respect de normes strictes de sécurisation des données.
NN peut être dans l’obligation de communiquer certaines données personnelles à des tiers, par exemple aux autorités publiques, conformément à la législation en vigueur. NN peut également être amenée à transmettre vos données personnelles afin de protéger ses droits légaux, toujours dans le respect de la législation concernée.
5. Comment protégeons-nous vos données personnelles?
Votre vie privée est importante à nos yeux, c’est pourquoi vos données personnelles sont traitées de manière strictement confidentielle. En outre, NN a pris des mesures de sécurisation techniques et organisationnelles adaptées afin d’empêcher l’accès indésirable à vos données personnelles et/ou leur publication, destruction, perte ou modification indésirable. À cette fin, NN utilise plusieurs techniques de sécurisation parmi lesquelles des serveurs sécurisés, des pare-feu et un cryptage, et assure une sécurisation physique des locaux où sont stockées les données.
6. Vos données personnelles sont-elles transmises en dehors de l'Espace économique européen?
Dans des cas exceptionnels, étant donné que NN est une entreprise internationale, il est possible que des données personnelles soient transmises à d’autres entités de NN, par exemple lorsque vous travaillez dans l’un de nos établissements à l’étranger à l’extérieur de l’UE (missions à long terme ou à court terme).
NN fait également appel à des prestataires de services informatiques qui possèdent parfois des sites d’exploitation ou des serveurs à l’étranger. Ces entreprises peuvent avoir accès à certaines données personnelles en dehors de l’EEE, par exemple aux États-Unis. NN a pris des mesures supplémentaires pour s’assurer que vos données personnelles seront bien protégées également au sein de ces entreprises étrangères. Ainsi, NN a conclu avec ces entreprises des accords spécifiques qui les obligent à assurer un niveau de sécurisation de vos données personnelles conforme au RGPD.
7. NN recourt-elle à des systèmes des décision automatisés?
Non. NN ne recourt pas à des systèmes de décision automatisés sur la base de vos données.
8. À qui adresser vos questions et demandes en matière consultation ou de suppression de vos données, ou d'objection au traitement?
Vous pouvez demander gratuitement et à tout moment l’accès aux données personnelles vous concernant traitées par NN. Vous pouvez nous demander de corriger ou de supprimer ces données personnelles. Vous pouvez également demander à NN de limiter le traitement de vos données personnelles ou de transférer vos données à un autre responsable du traitement. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles au sein de NN.
Si nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à l’adresse ci-dessous. Le retrait de consentement n’a pas d’effet rétroactif.
8.1 À qui envoyer votre demande ?
Vous pouvez envoyer une demande écrite au département HR Services à l’adresse NNServicedesk.hr@nn-group.com.
8.2 Où introduire une objection ?
Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la réponse de HR Services, vous pouvez introduire une objection auprès de la Commission des plaintes, auprès de notre Values & Code Desk [à l’adresse values_code@nn-group.com] ou auprès du Data Protection Officer de NN Group N.V. [via: dpo-office@nn-group.com]. Vous avez aussi le droit d’introduire une objection auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise de protection des données).
8.3 Quelles informations devez-vous renseigner dans votre demande ?
Dans votre demande, indiquez le plus précisément possible les données personnelles concernées. Nous nous efforcerons de traiter votre demande le plus rapidement possible, et en tout cas dans les délais légaux. En cas de demande, NN est tenue de confirmer votre identité.
Nous ne pouvons pas accéder à toutes les demandes. En effet, NN a besoin de certaines informations pour la réalisation de nos finalités indiquées au point [3]. C’est pourquoi nous vérifierons avec vous si vos données personnelles sont correctes, complètes et nécessaires au regard de la finalité d’utilisation de ces données.